做过采购的人都知道;供应商延迟交货是采购工作中常见的问题,有些供应商每次都答应好好的,无论是送货还是发快递,最终却迟迟没有任何信息。要么则是敷衍在路上了,最终打电话不接,要么各种说词、等等。
特别是较急一些物料,明明答应上午可以送,结果一直没安排,等到下午采购想起的时候,已经晚了,再次确认又是哪个环节出了问题。
这也是采购最头疼的事,总之一定要时时刻刻的盯着跟进,对待供应商管理采购也要有适当的策略。
当采购跟催无力时,可以采取以下措施:
01立即行动当事情已经演变成严重事态事需要升级沟通层级,采购无能为力时,一定不要自己揽着,否则错过了最佳时机,最后都是你的问题。
“自已解决不了时为什么没有及时上报?”这往往是相关部门的最终指责与说辞。
采购应立即联系供应商高层管理人员(总经理、销售总监、生管等),说明问题的严重性,化被动为主动。
并同步要求供方提供明确的交货时间表和补救方案,必要时安排高层会议,当面沟通。
02 现场跟催必要时派人驻厂跟单,实时掌握生产进度,这种情况通常比较少发生,但多少会震慑一下供应商,毕竟客户在现场无论如何也总要想办法安排上让客户看到自己已经在全力赶货了。
如果供应商不配合那只能口头再次警告,首次免责,二次只能按合同条款执行。
每天要求供应商提供生产日报和出货计划,及时跟进到位,如果没给,哪怕一天几个电话都要打。
03施加压力1、启用合同条款
发送正式催货函,明确违约责任和索赔条款细节,启动延迟交货罚金计算,按合同约定执行,并保留所有沟通记录作为证据。
2. 寻求替代方案
立即寻找备选供应商,评估紧急采购可行性,通常供应商不能只有一家,采购一要开发一至两家作为备选,确保供货不及时。
当然大部分为了降本,量不是特别多的情况下采购也会尽量集中在一家采购,二便于管理。
如果以上条件都不能达到,那么第一时间考虑从其他渠道调货或向同行借货,如果是常用物料还好,不常用无聊或者非标类的那么这种情况就稍为被动,但一定要去执行。
04长期改善1. 供应商管理
通常采购部门会建立供应商绩效评估体系,分别按月季度、年季度对供应商进行整体评估考核。
对频繁延迟或品质问题多售后不积极的供应商进行降级或淘汰。
随时都要有开发备选供应商的准备,这也是对供应商的一种管理策略,让供应商内部形成一种竞争关系,以降低单一供应风险和降本关第。
2. 采购策略优化
常用物料一定要建立安全库存机制,避免临时同样的事情发生,采购还要有明确的物料计划管理,通常企业都会有安全库存,只有这样才能使自己不被限于局限中。
合同代表约束力,只有不断完善采购合同条款,明确交期责任,才能加强供应商关系管理,建立战略合作关系。
最后,针对每家企业不同情况,可选择以上对应参考,关键提示:处理延迟交货时,既要果断采取行动,又要保持专业态度,避免情绪化沟通,为后续合作留有余地。
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