文/孔述

这是一张各城市市场营销情况表（局部），其中，右边为“不参与”评选活动的城市。

要求：

将所有参与评选的城市一次性列示出来，并标记颜色。将所有名单按原有顺序列出，并标记出原有的序号。

一、明确数据处理需求

在日常数据处理工作中，我们常面临这样的需求：从包含参与与不参与两类信息的数据表中，按原顺序列示目标对象（如参与评选的城市），并保留原有序号，完成特殊标记。若数据量小，手动筛选粘贴或许可行，但面对海量数据时，不仅耗时费力，还极易出错。此时，借助Excel函数组合，就能轻松实现自动化处理，高效解决这一难题。

以“城市市场营销情况表”为例，表格中包含城市名称、序号、销售收入等信息，且明确标注了“不参与”评选活动的城市。我们的核心需求有三点：

1. 一次性列示所有参与评选的城市，并对特定内容进行颜色标记；

2. 严格按照原有顺序列出名单，且保留原有的序号；

3. 对于不参与城市对应的序号位置留空，同时在其他列自动补齐不参与城市的序号，并通过颜色区分（空缺序号标黄，补齐序号标淡绿色）。

问题并不复杂，但是，如果数据量少，手工筛选、复制、粘贴可能完成。然而，如果参与城市众多、数据量大，且要在限定时间内完成，就不太简单。手工操作不仅费时而且极易出错。

那么，能否让函数一次完成？

二、函数组合破解处理难题

针对上述需求，单纯依赖手动操作或单一函数难以实现，需通过COUNTIF、IF、INDEX、IFERROR等函数的组合使用，分步骤构建自动化处理方案。

（一）按原顺序列示参与城市，不参与城市留空

1. 初步尝试：使用FILTER函数筛选参与城市清单，但没有按原有名单顺序列出，右边序号间断，不便于标出原有序号。

2. 改进方案：按原有名单顺序列出，右边序号间断，不参与城市的序号自动空出，而在其右列自动补齐不参与城市的序号。

3. 颜色标记：空缺序号标记为黄色，补齐不参与城市的序号标记为白色。

公式说明：

L6=IF(FILTER(B2:B18,COUNTIF(H4:H7,B2:B18)=0)<>0,FILTER(B2:B18,COUNTIF(H4:H7,B2:B18)=0),"")，利用FILTER筛选参与城市，但未保留不参与城市的空位。

改进后：

P2=IF(COUNTIF($H$4:$H$7,B2:B18)=0,B2:B18,"")，按原有顺序留空排列。

（二）自动提取参与城市的关联数据

列示完参与城市后，还需同步提取这些城市对应的序号、销售收入等关联信息。此时可借助INDEX函数定位数据，搭配IFERROR函数避免因“留空”导致的错误值。

Q2=IFERROR(INDEX($A$1:$F$18,MATCH($P2,$B:$B,),MATCH(Q$1,$A$1:$F$1,)),"")，Q、R列用INDEX自动取数。留空城市自然无数可取而留空。

为了醒目，采用条件格式标记为黄色

。

（三）自动补齐序号并标记颜色

对于不参与城市留空的序号位置，需在其他列（如S列）自动补齐序号，同时通过条件格式区分颜色，提升数据可读性。

S2=IF(R2<>"","",IF(R2<>"",R2,R1+1))，根据R列情况，自动补齐序号。

为了醒目，采用条件格式标记为淡绿色。

利用条件格式还可将参选城市高显为黄色

三、函数应用的关键启示

通过此次数据处理，我们不仅高效完成了需求，更深入理解了Excel函数的灵活应用逻辑：

1. FILTER函数的反向思考：FILTER函数虽以“筛选”为核心功能，但此次通过“不筛选（用COUNTIF替代筛选判断）”的思路，反而实现了“留空保留原顺序”的效果，打破了“筛选必删数据”的固有认知；

2. 函数组合的协同价值：单一函数往往只能解决局部问题，而COUNTIF判断类别、IF控制显示、INDEX提取数据、IFERROR处理错误值的组合，形成了“判断-显示-提取-优化”的完整处理链条，大幅提升数据处理的自动化与准确性；

3. 效率与容错的双重保障：相比手动操作，函数处理不仅将效率提升数倍（尤其适用于海量数据），还能避免漏填、错填等问题，同时通过条件格式让数据逻辑更清晰，降低后续核对成本。

无论是处理城市评选名单，还是其他类似的分类数据筛选需求，掌握这类Excel函数组合技巧，都能让复杂的数据处理工作变得“一目了然、一键完成”。