飞书多维表格打造“自动生成周报”全流程详解前置准备：你需要这些“基础装备”飞书版本：升级到 V7.2及以上（旧版本没有「AI生成字段」「自动化规则」的完整功能）。权限：确保你有「创建多维表格」「设置自动化规则」的权限（如没有，联系行政或IT开通）。提前建两张表：「项目进度总表」：记录所有项目的任务进度（后续详细讲解）。「周报汇总表」：空表，用于自动汇总本周完成的任务。Step1：搭建「项目进度总表」——为周报备齐“可自动读取的原料”

「项目进度总表」是周报的数据源，要让系统能“看懂”每个任务，必须把字段设对！

具体操作打开飞书多维表格 → 点击「+ 新建多维表格」→ 选「空白表格」。重命名表格为「项目进度总表」。依次添加以下5个核心字段（字段类型很关键！）：

字段名称

字段类型

设置细节

示例内容

任务名称

单行文本

具体到“动作 + 细节”

，避免模糊，如“用户登录功能开发（含验证码接口）”

用户登录功能开发

（含验证码接口）

负责人

人员

点击「字段类型」→ 选「人员」→ 勾选「关联飞书通讯录」

张三（技术部）

进度

百分比

选「百分比」类型→ 设置「步长」为10%（滑块更方便）

80%

完成时间

日期

选「日期」类型→ 格式设为「YYYY-MM-DD」

2025-11-07

部门

单选

选「单选」→ 添加选项：技术部/市场部/产品部→ 给每个选项加颜色

技术部

避坑提醒任务名称别写模糊词！如“做首页”应改为“首页banner图设计（尺寸1920×600）”，越具体AI总结越准。负责人必须关联飞书通讯录，否则无法一键@或发消息。完成时间只填真正完成的任务！任务未完成（如进度80%）不要填完成时间，避免被同步到周报。Step2：用「自动化规则」——让任务“自己跑到周报里”

想让本周完成的任务自动汇总到周报，不用手动复制？「自动化规则」就是你的“任务搬运工”！

具体操作打开「项目进度总表」→ 点击右上角「自动化」→「创建规则」。选择触发条件：「当记录满足条件时」。设置条件（关键！）：添加条件：「完成时间」→「大于等于」→ 输入本周一日期（如2025-11-04）。添加条件：「完成时间」→「小于等于」→ 输入本周末日期（如2025-11-10）。进阶技巧：用「相对时间」→ 选「完成时间」→「是本周」，每周自动适应时间（V7.2支持）。选择动作：「添加记录到其他表」。选择目标表：选「周报汇总表」。映射字段：将源表字段与目标表字段一一对应（如「任务名称」→「任务名称」等）。点击「保存规则」→ 规则命名：“本周完成任务同步到周报”。测试规则：手动加一条本周完成的记录，检查「周报汇总表」是否自动新增。避坑提醒时间范围要精准，不要包含上周或下周的日期。若规则不触发，检查「完成时间」格式是否为「YYYY-MM-DD」。可设置多个规则，如“本周新增任务”“本周延迟任务”，分别同步到不同sheet，周报更全面。

Step3：用「AI生成字段」——让AI帮你写“不生硬的总结”

干巴巴的“进度80%”如何变成领导爱看的“用户登录功能完成80%，正在调试验证码接口”？「AI生成字段」就是你的“文案助理”！

具体操作打开「周报汇总表」→ 点击「+ 字段」→ 选「AI生成」（在「更多字段」里）。字段命名：如「AI进度总结」。写提示词（最关键！）：基础版：“根据任务名称、进度和部门，生成一句简洁的进度描述，包含任务内容、当前状态和所属部门，示例：‘技术部 - 用户登录功能完成80%，正在调试验证码接口’”。进阶版：“根据任务名称（含细节）、进度（百分比）、部门，生成一句口语化总结，不超过50字，包含任务关键节点，示例：‘技术部 - 用户登录功能（含验证码接口）完成80%，正在联调后端’”。选择生成方式：「实时生成」。点击「保存」→ 字段创建完成。优化AI输出：如生成内容不符合要求，修改提示词（如加“避免专业术语”“用短句”），再试一次。提示词优化技巧（必看！）加“限制”：如“不超过50字”“用口语化表达”“不要用‘进行中’等模糊词”。加“示例”：给AI明确模板，如“[部门]-[任务名称] 完成[进度]，正在[当前阶段]”。加“细节”：要求AI包含任务关键节点（如“验证码接口”“首页banner图”）。示例对比差的提示词：“总结任务进度”→ AI生成：“任务进度80%”（太模糊）。好的提示词：“根据任务名称（用户登录功能开发）、进度（80%）、部门（技术部），生成一句包含关键节点的总结，示例：‘技术部 - 用户登录功能完成80%，正在调试验证码接口’”→ AI生成：“技术部 - 用户登录功能完成80%，正在调试验证码接口”（精准！）。Step4：用「动态视图」——让周报“适配不同人的眼睛”

领导要“总览所有部门”，技术部要“只看自己的任务”，怎么办？「动态视图」就是“多面滤镜”，一键切换视角！

具体操作打开「周报汇总表」→ 点击顶部「+ 视图」→ 选「表格视图」。视图命名：如“领导总览视图”“技术部视图”。设置筛选条件：领导总览视图：不筛选，点击「分组」→ 选「部门」。技术部视图：点击「筛选」→ 选「部门」→「等于」→「技术部」。个人视图：点击「筛选」→ 选「负责人」→「等于」→「自己」。优化视图：隐藏无关字段，如技术部视图可隐藏市场部、产品部字段。加条件格式：如进度字段100%绿色，80%-99%黄色，<80%红色。保存视图：点击「保存」，视图出现在顶部视图栏。分享视图：点击视图名称右侧「⋮」→「分享视图」→ 选要分享的人。进阶玩法转“看板视图”：按「进度」分组（未开始/进行中/已完成），用卡片显示任务，更直观。转“甘特图”：展示任务时间线，按「完成时间」排列，领导可见任务分布。Step5：用「自动化提醒」——让周报“自己通知领导”

怕忘发周报？让系统替你“发消息”，领导收到飞书提醒，比你@他管用10倍！

具体操作打开「周报汇总表」→ 点击右上角「自动化」→「创建规则」。选择触发条件：「当记录添加时」。选择动作：「发送飞书消息」。设置消息内容：接收人：添加领导的飞书账号（如“张三-总经理”）。消息标题：如“本周项目进度周报已更新”。消息内容示例：“您好，本周共完成12条任务，其中技术部5条、市场部4条、产品部3条。点击查看详情：[表格链接]”。插入表格链接：点击消息框「链接」图标→ 选「当前表格」→ 自动插入链接。点击「保存规则」→ 规则命名：“周报更新通知领导”。测试规则：手动加一条记录，检查领导是否收到飞书消息。进阶技巧用“变量”个性化消息：如插入「记录数量」变量，显示本周完成任务数：“本周共完成{{record_count}}条任务”。加“@提及”：在消息里@领导，如“@张三-总经理 本周进度周报已更新”，更显眼。设置“重复提醒”：如每周五17:00提醒，选「按时间触发」→ 设置为每周五17:00。进阶玩法：让周报更“聪明”的3个技巧用「统计字段」算“部门任务量”：在「周报汇总表」顶部加统计字段，用COUNTIF函数计算各部门的完成任务数（如COUNTIF(部门,"技术部")）。用「关联字段」看“原始数据”：加「关联字段」，关联「项目进度总表」的记录，点开即可查详细备注。用「看板视图」看“进度分布”：将「周报汇总表」转为「看板视图」，按进度分组，用不同颜色卡片显示。常见问题解答（避坑必看！）

Q：自动化规则不触发怎么办？

A：检查3点：

① 条件是否正确（如时间范围包含任务完成时间）；

② 字段格式是否一致（完成时间为日期类型）；

③ 规则是否启用（在「自动化」→「我的规则」查看）。

Q：AI生成的总结太模糊怎么办？

A：修改提示词，加具体要求（如“包含任务关键节点”“用口语化表达”），或让任务名称更具体。

Q：动态视图看不到内容怎么办？

A：检查2点：

① 筛选条件是否正确（部门名称一致）；

② 是否开放了视图权限给同事。

最后：让周报成为“不用催的事”

按照上面步骤，你就能搭建一个**“自动同步任务→自动写总结→自动通知领导”**的周报系统，把每周2小时的“周报痛苦”变成10分钟的“轻松事”。

飞书多维表格的这些功能，不是让你“更忙”，而是让你“更聪明”——把重复的工作交给系统，把时间留给更重要的事（比如思考项目策略、和同事沟通）。

祝你的周报从此“自动生成”，领导再也不催你！✨