第一章 总则

第一条 目的与依据为规范本公司劳动合同的管理，明确劳动双方的权利与义务，维护和谐的劳动关系，同时顺应数字化发展趋势，推广和应用电子签名技术，提高合同签署与管理效率，保障电子劳动合同的法律效力与安全性，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。

第二条 适用范围本办法适用于与本公司建立劳动关系的所有员工劳动合同（包括但不限于首次签订、续订、变更、解除、终止等环节）的订立、履行、变更、解除、终止及相关管理活动，以及在此过程中涉及的电子签名应用与管理。

第三条 管理原则劳动合同管理遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。电子签名的应用遵循安全、可靠、合规、高效的原则。

第四条 职责分工（一）人力资源部：是劳动合同与电子签管理的主责部门，负责制度的制定与修订、流程的组织与监督、合同的存档与管理、相关咨询与争议协调等。（二）信息技术部：负责电子签名系统及相关基础设施的技术支持、安全保障、运维管理及与第三方电子认证服务机构的对接协调。（三）法律合规部：负责对劳动合同文本、电子签名流程的合法合规性进行审查与指导。（四）各部门负责人：负责协助人力资源部完成本部门员工的合同签订、变更、续订、终止等环节的发起与沟通工作。

第二章 劳动合同的订立与履行

第五条 合同订立（一）公司自用工之日起即与劳动者建立劳动关系，并应在法定期限内与员工订立书面劳动合同。（二）劳动合同文本由人力资源部根据法律法规及公司规定统一编制，并经法律合规部审核。（三）劳动合同应具备法定必备条款，内容应合法、完整、清晰。（四）员工在签订合同前，有权知悉其工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬及其他需要了解的情况。公司应如实告知。

第六条 合同期限根据岗位需求与实际情况，劳动合同期限分为固定期限、无固定期限和以完成一定工作任务为期限三种形式。

第七条 试用期劳动合同中可约定试用期，试用期期限及工资标准严格依照《劳动合同法》相关规定执行。

第八条 合同的履行与变更（一）公司与员工均应按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务。（二）变更劳动合同，应遵循平等自愿、协商一致的原则，并采用书面形式（含电子形式）。变更后的文本由双方各执一份。

第九条 合同的续订劳动合同期满前，人力资源部应适时通知员工及其部门负责人，根据公司意见及员工意愿，协商办理续订或终止手续。

第十条 合同的解除与终止（一）劳动合同的解除与终止，应严格依照法律法规及劳动合同约定的条款执行。（二）解除或终止劳动合同，应办理完毕工作交接、财物清还、费用结算等手续，并由人力资源部出具解除或终止劳动合同的证明。

第三章 电子签名的应用与管理

第十一条 电子签名效力公司采用可靠的电子签名订立劳动合同，视为满足法律法规规定的书面形式要求，与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

第十二条 电子签名系统要求（一）公司采用的电子签名系统及服务，应符合《中华人民共和国电子签名法》等法律法规关于可靠电子签名的要求，确保电子签名：

用于签名制作数据属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。（二）公司优先选择由国家认可的电子认证服务机构（CA机构）提供认证服务。

第十三条 电子签名身份认证（一）员工在首次使用电子签名前，需通过公司指定的身份认证流程，确保电子签名与员工身份唯一对应。（二）身份认证方式可包括但不限于：银行卡要素验证、手机号验证、人脸识别等生物特征验证、或由CA机构颁发的数字证书等。

第十四条 电子签署流程（一）合同发起：人力资源部通过电子签名系统发起合同签署流程，指定签署方并上传定稿的合同文本。（二）通知与查阅：系统自动通知员工进行签署。员工应在指定期限内，通过安全通道登录系统，仔细阅读并确认合同全部条款。系统应确保员工在签署前有充分审阅机会。（三）意愿确认与签署：员工在确认同意合同内容后，进行电子签名操作。系统应记录签署全过程，包括时间戳、IP地址（如适用）等日志信息。（四）签署完成：公司方授权代表完成电子签名后，合同即时生效。系统生成完整的、包含双方电子签名及时间戳的电子劳动合同终稿。

第十五条 电子合同存储与查阅（一）已生效的电子劳动合同，由人力资源部委托信息技术部在安全的电子存储系统中进行归档保存，确保数据的完整性、保密性、不可篡改性和长期可读性。（二）员工有权通过公司指定的系统或渠道，随时查阅、下载其本人的电子劳动合同，但不得进行复制、传播或用于非法目的。（三）电子劳动合同的保存期限应符合国家有关劳动用工档案管理的规定。

第四章 特殊情况处理

第十六条 电子签署障碍处理若因系统故障、网络问题、身份认证失败等非员工主观原因导致无法完成电子签署，人力资源部应协助排查解决。经确认短期内无法解决的，可启动备用方案，采用传统纸质合同方式进行签署，并做好记录。

第十七条 员工不同意电子签署若员工因合理原因不同意采用电子签名方式订立劳动合同，应在收到签署通知后及时向人力资源部提出。公司可根据实际情况，安排采用纸质合同形式订立，并确保流程合法合规。

第五章 保密与安全

第十八条 信息安全公司应采取必要的技术手段和管理措施，保护电子签名制作数据、电子劳动合同数据以及其他相关个人信息的安全，防止数据泄露、丢失、篡改或未授权访问。

第十九条 保密义务接触和管理劳动合同（含电子合同）的相关人员，负有保密义务，不得擅自泄露合同内容。

第六章 附则

第二十条 解释与修订本办法由人力资源部负责解释。公司可根据国家法律法规及政策变化、以及公司经营管理需要，对本办法进行修订。

第二十一条 生效日期本办法自发布之日起施行。此前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第二十二条 争议解决因履行劳动合同发生争议，当事人应协商解决；协商不成的，可依法向劳动争议仲裁机构申请仲裁。